Thứ Bảy 07/12/2019 05:44 GMT+7

“Văn phòng không giấy - Dasboard thông minh” mang lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí hành chính cao

Ngày đăng: 02/10/2019
(Thanhuytphcm.vn) - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công việc, Iso điện tử, lịch công tác, Hộp thư cá nhân và tổng hợp báo cáo thống kê công việc,… đã giúp cho Lãnh đạo Sở Giao thông Vận tải TPHCM cũng như chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm soát công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hành chính khá cao.


Trung tâm Điều hành chỉ huy đô thị thông minh của TPHCM hiện đã tích hợp hơn 1.000 camera của Sở Giao thông Vận tải TP và một số quận. Nguồn: http://sgtvt.hochiminhcity.gov.vn

Đổi mới từ thực tiễn đặt ra

Năm 2000, Sở Giao thông Vận tải TPHCM là một trong những đơn vị đầu tiên của TPHCM đưa vào vận hành phần mềm quản lý văn bản. Năm 2009, Sở Giao thông Vận tải tiếp tục cải tiến chuyển các ứng dụng của Phần mềm và chuyển sang kết nối, vận hành tích hợp với phần mềm Lõi dùng chung của Thành phố. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công việc, Iso điện tử, lịch công tác, Hộp thư cá nhân và tổng hợp báo cáo thống kê công việc,… đã giúp cho Lãnh đạo Sở cũng như chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm soát công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hành chính khá cao.

Tuy nhiên các chức năng phần mềm dần dần không đáp ứng được với khối lượng công việc ngày một tăng cao, diện tích kho lưu trữ không còn, các thủ tục hành chính phát sinh liên tục, nghiệp vụ quản lý thay đổi theo thời gian. Trước yêu cầu ấy, một ứng dụng bổ sung mới được thiết lập và đưa vào thực hiện đã đáp ứng được phần lớn các đòi hỏi khá cao của Ban Giám đốc cũng nhưng chuyên viên các phòng, ban, đơn vị.

Từ thực tế nêu trên Sở Giao thông Vận tải TPHCM phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và đổi mới công tác quản lý, điều hành hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, phát triển ứng dụng trên các thiết bị thông minh nhằm xây dựng văn phòng điện tử; đảm bảo công tác chỉ đạo, quản lý điều hành được xuyên suốt, liên tục 24/24 qua môi trường mạng; giảm phát hành văn bản giấy và góp phần tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm.

Từ tháng 9/2016 đến tháng 12/2016, Sở Giao thông Vận tải nhận được quyết định phê duyệt dự án và hoàn thành các thủ tục đấu thầu theo quy định, chọn lựa đơn vị thi công phù hợp với mục tiêu của kế hoạch.

Từ tháng 1/2017 - tháng 4/2017: Sở Giao thông Vận tải phối hợp với đơn vị thi công thực hiện phân tích yêu cầu; thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu; thiết kế giao diện phần mềm Hệ thống điện tử Sở Giao thông Vận tải trên web và trên App.

Từ tháng 4/2017 - tháng 6/2017: Tổ chức tập huấn, đào tạo cho toàn thể cán bộ công chức cơ quan Sở và đơn vị trực thuộc; vận hành thí điểm và hiệu chỉnh phần mềm cho phù hợp với từng chức danh của người sử dụng phần mềm.

Từ tháng 7/2017, triển khai vận hành chính thức phân hệ quản lý văn bản và hồ sơ công việc và lịch công tác. Toàn bộ văn bản đến được scan, luân chuyển file văn bản đến Ban Giám đốc và các phòng ban, đơn vị để giải quyết; văn bản đi được scan, gắn chữ ký số và phát hành văn bản điện tử qua phần mềm đến các phòng ban, đơn vị trực thuộc hoặc qua trục liên thông gửi đến các đơn vị Sở, ban, ngành có liên quan.

Tháng 8/2017: Vận hành phân hệ Một cửa điện tử (ISO) và phân hệ quản lý chuyên ngành vận tải đường bộ. Toàn bộ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Giao thông Vận tải đều thực hiện ISO điện tử. Kết quả giải quyết hồ sơ ISO được tích hợp dữ liệu lên hệ thống 1 cửa điện tử của Thành phố. Các bước giải quyết hồ sơ được Hệ thống một cửa của thành phố gửi SMS đến cho các tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Sở Giao thông Vận tải. Đồng thời, các tổ chức cá nhân nộp hồ sơ có thể tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ đã nộp tại Sở và có thể đánh giá hài lòng quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại website đánh giá hài lòng của thành phố http://danhgiahailong.hochiminhcity.gov.vn; phân hệ quản lý chuyên ngành vận tải đường bộ quản lý thông tin về các hợp đồng vận chuyển của các doanh nghiệp thông qua website dịch vụ công; quản lý thông tin về sản lượng các chỉ tiêu, loại hình vận tải của các doanh nghiệp…

Tháng 10/2017: thử nghiệm ứng dụng Dashboard trên thiết bị thông minh (smartphone, máy tính bảng). Từ tháng 2/2019, “Dashboard thông minh” chính thức vận hành. Văn phòng điện tử không giấy tờ đã được thực hiện hiệu quả tại Sở Giao thông Vận tải.

Hướng tới “Sở Giao thông Vận tải không giấy”

Hệ thống điện tử Sở Giao thông Vận tải TPHCM được triển khai nhận được sự hưởng ứng tích cực từ lãnh đạo Sở và toàn thể cán bộ công chức. Việc triển khai phần mềm kèm ứng dụng được tải về từ App Store hoặc CH Play đã giúp lãnh đạo và cán bộ công chức nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.

Cụ thể, đối với lãnh đạo: Dashboard trên thiết bị thông minh giúp lãnh đạo có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, hồ sơ của từng chuyên viên, trao đổi thông tin, đôn đốc nhắc nhở, xử lý công việc kịp thời cũng như tiếp nhận chỉ đạo của cấp trên. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp việc chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, giám sát, trao đổi công việc được dễ dàng, thuận lợi, hiệu quả, sâu sát, kịp thời.

Đối với chuyên viên: Hệ thống điện tử Sở Giao thông Vận tải được thiết kế đơn giản, tiện lợi trên giao diện web, app với thao tác dễ dàng và có hỗ trợ nhiều tính năng hổ trợ như: nhắc việc khi hồ sơ, văn bản sắp đến hạn, thống kê, tra cứu thông tin,... giúp chuyên viên tác nghiệp mọi lúc, mọi nơi, có thể trao đổi trực tuyến với lãnh đạo, rút ngắn thời gian cũng như giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình giải quyết văn bản, hồ sơ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu khi họp mà không cần phải in tài liệu khi đi họp…

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn phát sinh một số hạn chế: Hệ thống báo cáo tổng hợp trên Dashboad đã đáp ứng nhưng các báo cáo chuyên ngành chưa đầy đủ (do thông tin cập nhật đầu vào còn thiếu). Hiệu chỉnh các chức năng của Dashboar và Web không thực hiện được cùng thời điểm do Dashboar phải được APPLE kiểm tra và kiểm duyệt. Dịch vụ công trực tuyến được triển khai từ Bộ Giao thông Vận tải, Tổng cục Đường bộ Việt Nam, Cục Đường thủy nội địa và Cổng dịch vụ công của thành phố nên dữ liệu chưa đồng bộ. Phần mềm đánh giá hài lòng chưa được kết nối với phần mềm dịch vụ công trực tuyến nên số lượt tham gia đánh giá hài lòng còn hạn chế. Kinh phí cho xây dựng ứng dụng chưa được cấp chưa đủ. Khối lượng công việc ngày càng nhiều, ứng dụng sẽ cần phải tiếp tục nâng cấp và hoàn thiện nên yếu tố con người là rất quan trọng mà Sở Giao thông Vận tải đang thiếu nhân lực để làm công việc này.

Do đó, trong thời gian tới, Sở Giao thông Vận tải TPHCM sẽ tiếp tục tích hợp ứng dụng “Phòng họp không giấy” trên hệ thống; bổ sung chức năng “Giao việc nhanh - Báo cáo ngay”. Đồng thời triển khai Cổng thông tin doanh nghiệp vận tải và tích hợp các chức phục vụ người dân, doanh nghiệp và hướng tới “Sở Giao thông Vận tải không giấy”.

----------

Sở Giao thông Vận tải triển khai nhiều giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt là tập trung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành đã giúp Sở Giao thông Vận tải đẩy nhanh tỷ lệ giải quyết đúng hạn văn bản và hồ sơ hành chính. Theo số liệu thống kê tại trang dịch vụ công của thành phố https:// dichvucong.hochiminhcity.gov.vn, trung bình tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn của Sở Giao thông Vận tải từ 97%; qua 1 năm triển khai Văn phòng điện tử, Sở Giao thông Vận tải đã tiết kiệm văn phòng phẩm được 115.062.700 đồng.

Sở Giao thông Vận tải TPHCM

Liên kết website
Điểm đến
Lượt truy cập
Đang online : 26
Lượt truy cập: 1723147